Bestuursreglement Volleybalvereniging Langhenkel/HEC.
In het kader van de inwerkingtreding van de WBTR is de werkwijze binnen het bestuur besproken en voor zover niet reeds vastgelegd in de statuten opgenomen verder geformaliseerd. De uitkomst van deze gesprekken zijn vastgelegd in onderhavig document. Dit document is geen limitatieve vastlegging, maar is duidelijk richtinggevend van aard.
Uitgangspunt is “Goed Bestuur”.
Binnen het bestuur is afgesproken dat alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat wij zullen handelen als bestuurder en niet als privé-persoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
Vanuit de gezamenlijke bevoegdheid van het bestuur (statutair vastgelegd) vloeit voort dat wij uitgaven altijd bespreken binnen het bestuur. Bij het doen van aankopen of het doen van investeringen staat het belang van de vereniging voorop. Het verenigingsbelang is daarin richtingbepalend, persoonlijke voorkeuren tellen niet mee in de besluitvorming. Afgesproken is dat alle bestuursleden integer en transparant handelen. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen.
Besluiten genomen tijdens de bestuursvergadering zullen worden vastgelegd in de notulen van de betreffende vergadering. Beslissingen welke de leden direct raken zullen door middel van een nieuwsbrief met de leden worden gedeeld. Overige beslissingen worden desgewenst op de Algemene Leden Vergadering door de voorzitter of diens medebestuursleden mondeling aan de leden toegelicht.
Eventuele besluiten die genomen dienen te worden en niet kunnen wachten tot een volgende bestuursvergadering worden alleen genomen na informeel overleg tussen de bestuursleden. Beslissingen welke de leden raken zullen in de eerst volgende bestuursvergadering nogmaals ter tafel worden gebracht om deze als zodanig ook onderdeel te maken van de notulen en deze daarmee ook voor de leden inzichtelijk te maken.
Binnen het bestuur hebben wij een duidelijke taakverdeling. Deze taakverdeling is ook bij de leden bekend. Deze taakverdeling is in lijn met de statuten van de vereniging. Naast de statuten beschikt de vereniging over een beleidsdocument (visiestuk), waarin staat beschreven wat de doelen van de vereniging zijn en welke route het bestuur ziet om tot de gestelde doelen te komen. Dit visiedocument is met de leden gedeeld en indien gewenst zijn de leden van het bestuur bereid en in staat om hierover met de leden in gesprek te gaan. De leden hebben uiteraard de mogelijkheid om mee te beslissen over de visie en koers van de vereniging onder andere door middel van de Algemene Leden Vergadering.
Qua financiën is de penningmeester verantwoordelijk voor het opstellen van een begroting voor het komende boekjaar en het afleggen van verantwoording over het afgelopen boekjaar. De financiën worden maandelijks in de bestuursvergadering besproken. De begroting, Balans en Verlies & Winstrekening worden jaarlijks door de penningmeester aan de Algemene Ledenvergadering toegelicht. Voorafgaand aan de algemene ledenvergadering zal de kascontrolecommissie de administratie bekijken en steekproeven uitvoeren. Vervolgens brengt de kascontrolecommissie verslag uit aan de leden op de algemene ledenvergadering.
Twee bestuursleden hebben toegang tot de betaalrekening, door middel van een bankpas en inloggegevens voor internetbankieren. Eventuele onterechte mutaties zijn op deze wijze op persoonsniveau te herleiden. Betalingen worden alleen uitgevoerd indien er een factuur aanwezig is. Uitbetaling van vrijwilligersvergoedingen geschied op basis van vrijwilligersovereenkomsten of op basis van een in een bestuursvergadering genomen besluit. De inhoud van dit besluit alsmede de onderbouwing zijn in de notulen van de betreffende vergadering terug te vinden. Uitkeringen aan vrijwilligers zijn in lijn met het vergoedingen beleid.
Bestuurdersaansprakelijkheid
Binnen onze vereniging hanteren we de volgende afspraken.
1. Voor huidige bestuursleden:
Wij zorgen er als bestuur voor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
2. Voor nieuwe bestuursleden
Wij zorgen ervoor dat nieuwe bestuursleden goed worden geïnformeerd over:
· De financiële toestand van de vereniging.
· De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben.
· De (onderlinge) werkafspraken.
· De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen.
· De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.
3. Voor aftredende bestuursleden
Bij het neerleggen van een bestuursfunctie regelen wij de volgende zaken:
· Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
· Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
· Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
· Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
Tegenstrijdig Belang
Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden. Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang. Indien er inderdaad sprake is van een tegenstrijdig belang, wordt dat schriftelijk vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering.
Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen ) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering.
Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval aan:
I. Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds.
II. Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder.
III. Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.
Afwezigheid van één of meer bestuursleden
Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.
Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders, zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie of worden één of meerdere personen (te benoemen door de algemene leden vergadering) met het ‘medebestuur’ belast naast de overgebleven bestuurder(s)
Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders: is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien. Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals is vastgelegd in de statuten is vastgelegd).
Het bestuur handelt altijd, dus ook bij afwezigheid van één of meer bestuursleden, zoals opgenomen in de statuten en dit bestuursreglement. Besluiten dienen altijd genomen te worden in het belang van de vereniging. Een (goede) vastlegging van het besluiten en de onderbouwing is noodzakelijk en zal geschieden in de notulen van de bestuursvergadering waarin de beslissing is genomen.
Als het aantal bestuursleden onvoldoende is om een besluit te nemen en de stemming kan niet op een later tijdstip plaatsvinden, dan zal een stemming plaatsvinden in de Algemene Ledenvergadering.
Meervoudig stemrecht
Het meervoudig stemrecht is voor onze vereniging niet van toepassing.
Toezicht
Wij hebben geen toezichthoudend orgaan zoals die wordt gekwalificeerd in de WBTR.
Wij beschikken over een algemeen bestuur en een dagelijks bestuur. Aangezien het algemeen bestuur geen toezichthoudende taken heeft in de zin van de WBTR is deze niet aan te merken als toezichthoudend orgaan in de zin van de WBTR
Wij hebben in onze vereniging verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die NIET kwalificeren als toezichthoudend orgaan volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.
Bindende voordracht van bestuurders
Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder. Onze vereniging kent geen bindende voordracht.
Raadgevende stem
Wij nodigen altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering.
Interne borging en statuten
Onderhavig bestuursreglement is ten minste 2 maal per jaar onderwerp van gesprek in een bestuursvergadering. Daarnaast dient dit document gezien te worden als aanvulling op de geldende statuten en als aanzet naar een benodigde statutenwijziging.